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PULS GmbH aus München ist seit über 40 Jahren führend in hochwertigen DIN-Schienen-Stromversorgungen für Industrieanwendungen. Mit über 1.400 Mitarbeitenden garantiert das Unternehmen Qualität, Innovation und Zuverlässigkeit.
Das Sales Team bearbeitet täglich zahlreiche komplexe Kundenanfragen, was ein zentraler Erfolgsfaktor ist.
Durch die Zusammenarbeit spart das Sales Team von PULS täglich bis zu 4 Stunden Email-Arbeit, bei gleichbleibend hoher Antwortqualität und steigender Kundenzufriedenheit.
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Kunden stellen hochspezifische, oft technische Anfragen per Email zu Produktinformationen, Zertifikaten, Trackingnummern oder Nachlieferungen, häufig kombiniert in einer einzigen Nachricht. Jede Anfrage erfordert individuelle Bearbeitung.
Die benötigten Informationen liegen verteilt in SharePoint, SAP oder auf der Website. Um eine Email Antwort zu erzeugen, müssen Mitarbeiter manuell zwischen diese wächseln.
Eine interne Erhebung ergab: Eine einzelne Antwort zu erzeugen kostet im Schnitt 5 Minuten.
Manuelle Antworten schwanken in Qualität und Genauigkeit. Das führt zu Uneinheitlichkeit, fehlenden Details und beeinträchtigt die Customer Experience.
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1. Integration in Microsoft Outlook
Mailflow wurde direkt in den bestehenden Email-Client von PULS (Microsoft Outlook) integriert.
2. Anbindung interner und externer Systeme
Mailflow wurde mit Microsoft SharePoint verbunden. Zusätzlich wurde die gesamte PULS-Website automatisiert gescannt und in die Knowledge Base integriert. So sind interne Dokumente und öffentlich verfügbare Produktdaten sofort verfügbar.
3. Automatisches Verstehen eingehender Anfragen
Mailflow analysiert jede eingehende E-Mail und erkennt automatisch, worum es geht, z. B. Produktdetails, Zertifikate oder Lieferdokumente. So weiß das System, welche Informationen benötigt werden.
4. Intelligente Informationsbeschaffung & Entwurfserstellung Auf Basis der erkannten Anfrage durchsucht mailflow die angebundenen Systeme (z. B. SharePoint, Website, SAP) und erstellt automatisch einen vollständigen, professionellen Antwortentwurf – inklusive relevanter Formulierungen, Links und Anhänge.
5. Nur noch prüfen und senden
Der vorbereitete Entwurf muss nur noch kurz durchgesehen und mit einem Klick verschickt werden.
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Das Sales-Team von PULS bearbeitet täglich rund 280 Emails (20 pro Person × 14 Mitarbeitende). Mailflow beantwortet ~80% der Anfragen ohne weitere Hilfe. Somit beantwortet mailflow 224 Emails vollständig autonom.
| Metrik | Ohne Automatisierung | Mit Automatisierung | Ersparnis | Veränderung |
|---|---|---|---|---|
| Bearbeitungszeit / Email | 8 Min | 1 Min | 7 Min | -87.5% |
| Bearbeitungszeit / Email / Mitarbeiter / Tag | 160 Min | 20 Min | 140 Min | -87.5% |
| Bearbeitungszeit / 224 Emails / Tag | 1792 min | 224 min | 1568 min | -87.5% |
| Bearbeitungszeit / 280 Emails / Tag | 2240 Min | 280 Min | 1960 Min | -87.5% |
Bei ~80% Antwortquote: Durchschnittliche Zeitersparnis (20 Arbeitstage): 37.3 Stunden / Mitarbeiter / Monat
Bei 100% Antwortquote: Durchschnittliche Zeitersparnis (20 Arbeitstage): 46.7 Stunden / Mitarbeiter / Monat
(Bei einer Antwortrate von 100% wären es 653 Stunden / Monat)
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| Bruttogehalt / Monat | Kosten pro Minute (inkl. Nebenkosten) |
|---|---|
| 2.500 € | ~0,37 € |
| 3.000 € | ~0,44 € |
| 4.000 € | ~0,58 € |
| 5.000 € | ~0,73 € |
Kosten pro Arbeitsstunde (0,44 €/Min × 60 Min) = 26,40 €
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